01. uw noden
Een conferentie, workshop, seminar, meeting of congres organiseren? Dankzij onze jarenlange know zorgen wij voor een vlotte opvolging en logistieke ondersteuning van A tot Z.
Samen organiseren wij zo een SUCCESVOLLE conferentie. Bij opstart vullen wij met u de checklist in en bepalen wij wie welke taken voor zijn rekening neemt. Op basis daarvan stellen wij een offerte op: onze offerte = uw factuur.
Concept
- Uw thema, doelstellingen en wensen verwerken wij in een totaalconcept van uw conferentie.
- Grafisch ontwerp van visuals, logo en afgeleiden, voor drukwerk digitale en audiovisuele communicatie.
Projectmanagement
- Beheer van uw project van A tot Z
- 1 SPOC, 1 back-up SPOC, ondersteund door een enthousiast TMAB-team met elk zijn expertise
- Transparante projectplanning en financieel overzicht
- Draaiboek met alle details van uw conferentie
On-site management
- Logistieke opvolging van locatie, catering, transport, staffing, …
- Onthaal deelnemers, secretariaat, callcenter, helpdesk, …
- Techniek & inrichting
- Sociale & partnerprogamma’s
- Business gifts & goodies
02. uw deelnemers
Een succesvol event start van bij het eerste contact met de deelnemers, sprekers en partners ! Een efficiënt registratieplatform, duidelijke communicatie, handige apps, … Dankzij ons in-house IT platform kunnen wij ook hier een ruime waaier aan opties bieden :
Registratiebeheer
- Meertalige eventwebsite in het thema van uw conferentie
- Registratiepagina met CMS-gedeelte voor het volledige beheer van de inschrijvingen
- Online betaalplatform, facturatie-module
- Badges rechtstreeks vanuit de registratiemodule
- On-site registratie
- QR-code scanning
Transport & logement
- Shuttledienst en busvervoer
- Hotelboeking en opvolging
- Reservatie van vluchten, treinen en taxi
Communicatie
- Opstellen & opvolgen communicatie- en mediaplan
- Opmaak & verzending mailings naar deelnemers
- Opvolging mediapartners
Paperless Conference App
- Een app met alle praktische info, steeds up-to-date bij last minute wijzigingen
- Deelnemerslijst beschikbaar in app na een beveiligde toegang
- Push meldingen, aankondigingen rechtstreeks vanuit de app
- Meet-Me functie en mailbox via app voor onderlinge netwerking
- Voting systeem